Tekstbureau Sijtze Reurich Disclaimer |
SOFTWARE VOOR ACCOUNTANTS: MAAR 15 PROCENT DIENT STRATEGISCHE DOELEN 85 procent van de ICT-kosten die accountantskantoren maken, wordt defensief ingezet, namelijk om (andere) kosten te besparen. Slechts 15 procent wordt offensief ingezet, om een strategische voorsprong te bereiken. Accountantskantoren geven zo'n vier procent van hun omzet uit aan ICT; het Nederlandse gemiddelde staat op vijf procent. Veel accountantskantoren bemoeien zich ook niet echt met hun ICT. Zolang alles goed gaat, wordt de ICT aan de ICT-staf overgelaten, zo stelde Hans Disch (OmnIT Business Solutions) op het congres ‘ICT Accountancy’ van 4 november 2004. Disch bepleit een actievere houding. Die 15 procent die echt de toegevoegde waarde levert, zou ingezet moeten worden om een digitaal netwerk op te bouwen dat de relaties met de cliënten verstevigt. Het loont om daarin actief te investeren. Die 85 procent ‘context-ICT’ is een noodzakelijk kwaad. Als het enigszins kan, zou het kantoor dat uit moeten besteden. |
Softwareanalyse
Onderzoeksbureau GBNED voert jaarlijks een marktanalyse uit van de verkrijgbare software voor accountantskantoren. Inmiddels is de editie 2004 van het onderzoek afgerond. De resultaten zijn neergelegd in een kloek rapport (184 pagina's), getiteld Marktanalyse: Software voor accountantskantoren 2004. De auteur, Gerard Bottemanne, presenteerde in het kort de resultaten op de ICT-accountancydag.
Zeventig leveranciers
Er zijn zo'n 70 leveranciers die software maken die specifiek voor accountants- en administratiekantoren is bedoeld. Een deel is er voor de primaire processen, zoals het opstellen van een jaarrekening of het doen van een belastingaangifte. Een ander deel richt zich op de ondersteunende processen, zoals het bijhouden van een digitaal dossier en het opstellen van een declaratie. Dit soort software is in principe ook bruikbaar voor niet-accountants, maar heeft vaak wel wat ‘features’ die speciaal voor deze doelgroep zijn bestemd. 60 van de 70 leveranciers hebben meegewerkt aan het rapport.
Elektronische aangifte
Met de verplichte elektronische aangifte in het verschiet, is het niet verwonderlijk dat alle leveranciers daarvoor een oplossing bieden. In vrijwel alle standaard-softwarepakketten zit de optie trouwens ook al.
Op het congres werd gedemonstreerd hoe zo'n elektronische aangifte in zijn werk gaat. Vanuit de zaal kwam al direct het eerste voorbeeld dat de Belastingdienst inderdaad nog niet aan alles heeft gedacht: de codes die een bedrijf krijgt om veilig met de Belastingdienst te kunnen communiceren, zijn opgesteld in een lettertype dat geen onderscheid maakt tussen de hoofdletter I en de kleine letter l...
Het edele handwerk
In de keten ‘boekhouding → rapportage → aangifte’ komt het nogal eens voor dat cijfers handmatig moeten worden overgenomen van het ene naar het andere systeem. Voor bijvoorbeeld de rubriek ‘winst uit onderneming’ voor de aangifte IB is dat bijna vaste praktijk. Dit kan een bron van fouten zijn. Steeds meer systemen zijn zo opgezet dat handmatig overbrengen niet meer hoeft. Er zijn inmiddels standaarden als XML Auditfile Financieel (XAF, dat van oorsprong een systeem is om controle door de Belastingdienst te vergemakkelijken) en XBRL. XBRL Nederland heeft het initiatief genomen voor een schema voor rapportagecodes dat bekend staat onder de naam NL-Taxonomy. Dit kan worden gebruikt voor de winstaangifte.
NL-Taxonomy is niet officieel door de Belastingdienst erkend. De Belastingdienst was ook niet zo vlot met een eigen standaard, maar is momenteel in overleg met het Centraal Bureau voor de Statistiek, de Kamers van Koophandel en het programma ‘ICT en administratieve lastenverlichting’ (ICTAL) over een standaard, die in het voorjaar van 2005 gereed moet zijn. Nog lang niet alle leveranciers van accountancysoftware bieden NL-Taxonomy aan. Als de nieuwe standaard klaar is, kunnen ze daar niet meer onderuit.
Intussen nemen veel mensen die met pakketten werken, de cijfers nog steeds op de traditionele manier over: handmatig... Op het congres liet ICT-consultant Arjan Gelderblom in een demonstratie zien dat dit vandaag de dag echt niet meer hoeft.
Internetboekhouden
Er zijn al heel wat softwarepakketten die accountant en cliënt in staat stellen via het internet te communiceren en samen te werken aan één boekhouding. ‘Internetboekhouden’ wordt het genoemd. Het stelt hoge eisen aan de informatieoverdracht. Het is natuurlijk niet de bedoeling dat accountant en cliënt tegelijk gegevens gaan muteren. Het stelt ook hoge eisen aan de discipline. Bijwerken van de boekhouding even uitstellen is er niet meer bij; de andere partij ziet dat direct.
Interessant zijn ook de juridische consequenties. Als de accountant de applicatie beschikbaar stelt aan de cliënten, is hij ineens aanbieder van software. De aansprakelijkheid moet dan wel geregeld zijn.
Op het congres werden zes pakketten voor internetboekhouden gedemonstreerd. Eén ding was daarbij duidelijk: er is geen ‘enig mogelijke oplossing’. De pakketten vertoonden verrassende verschillen.
Digitale dossiers
Papier zal nooit helemaal overbodig worden. Zelfs al heeft iemand een document digitaal, dan zal hij vaak toch even een uitdraai maken: dat leest makkelijker. Wel is het waar dat een elektronisch dossier veel gemakkelijker te hanteren is dan een papieren. Wat terugzoekmogelijkheden en ruimtebeslag betreft is een elektronisch dossier veruit superieur. Het is zelfs mogelijk de Belastingdienst toegang te geven tot het digitale dossier, zodat deze de aangifte kan controleren.
 |
 |
 |
 |